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こんにちわ!Miki(mikiec2017)です。

あなたはこんな悩みを持っていませんか?

  • 会社が昭和的で残業が当たり前の会社で働いている
  • 仕事のやり方を見直したい
  • 自分だけでなく部署全体の残業を削減したい

実は、私は約10年間、本当に昔ながらの昭和的な某商社で働いていました。

残業が当たり前、能力ではなく年功序列を重んじる昇進制度を採用しているような会社でした。

しかし、私はそんな中でも自分なりに仕事のやり方を模索し、部下や後輩たちと協力して残業が当たり前のような会社の中で残業を0にする事ができました。

今回は、私が実体験した昭和的な会社で働いていても、残業削減に繋がる仕事の仕方をお伝えします。

ぜひ、最後まであなたと一緒に働く部下や後輩たちの事を思いながら読み進めてください。

あなたの参考になるものは、あなたの部下や後輩たちにもぜひ共有してください。

残業が起こる、本当の原因

残業が起こる、根本の原因が何か知っていますか?

私の実際の経験からいうと、残業が起こる本当の原因はあなたの会社の社長も含め全員があなたと同じくらい仕事をしていないということです。

  • その人の性格の問題で、仕事が頼みづらい人
  • その人の能力の問題で仕事が出来ない人
  • 一体、なんの仕事をしているのわからない人

こんな人たちがあなたの会社にもいるかと思います。

これらの人たち全員があなたと同じくらい仕事ができれば、残業はなくなります。

しかし、現実的な話、あなたの会社全員の人と話し合ってあなたと同じくらいの仕事をさせることはとても難しいです。

なので、せめてあなたの部下だけでも、あなたと同じくらい仕事ができるように協力してもらうのが残業がなくなることへの近道です。

以下の項目に、あなたの部下にも伝えて欲しい仕事を円滑にこなす実用的な方法を記載してあります。

あなたも部下もこれを実施すれば、残業削減になります!

一緒に見て行きましょう。

①基本中の基本、常に自分の仕事のやり方に疑問を持つ

20世紀最大の天才物理学者”アインシュタイン”の名言の中に”大切なのは、疑問を持ち続けることだ。神聖な好奇心を失ってはならない。”という言葉があります。

今の残業の原因を考えると言うことよりも

  • 先輩から教えてもらったやり方の仕事
  • 長年同じやり方の仕事
  • 上司や先輩に頼まれたからやっている仕事

これらの仕事のやり方に疑問をもって、なぜやっているのか?また、何のためにやっているものなのか?を考えましょう。

そこから改善策への道が開けます。

実は無駄な仕事をしていたり、エクセルなどを活用すれば手間を省ける場合もあります。

しっかり考えて行きましょう。

②電話を使った業務を減らす為に、メールやLINEを活用する

堀江貴文さんの著書”多動力”という本の中に「電話をかけてくる人間とは仕事をするな、技術の進化に逆行して”人の時間”を奪ってはならない。」と言う言葉があります。

”電話”というものは、電話をかけられる側もかけてくる側もお互い時間を奪われるものです。

小さい業務はメールを活用したり、LINEをパソコンに繋げて、よくやり取りする取引先さんとはLINEでのやり取りを活用しましょう。

③エクセルの活用方法をしっかり身につける

あなたはエクセルをしっかりと活用出来ている自信はありますか?

複雑な関数を覚えるというよりは意外と知らない以下のツールを活用してみてください。

1つ1つの項目が削減できる時間は短いですが、積み重ねれば長時間の削減に繋がります。

ショートカットキーの活用

ショートカットキーをうまく活用できればキーボードから手を離し、マウスへ手を移動する時間を削減できサクサク仕事ができます。

今のショートカットキーで充分だと思わず、以下のサイトを活用してあなたの仕事に役立つ新しいショートカットキーを3つは見つけましょう!

224個のExcelショートカットキー一覧表

クイックアクセスツールバーの活用

あなたはクイックアクセスツールバーと聞いてすぐに何の事かわかりますか?

実は画像のエクセルの一番左上のアイコンの部分の事を言います。

上の画像のように、よく使うアイコンを追加することが可能です。

クイックアクセスツールバーによく使うツールのアイコンを追加すれば、ツールバーから使いたいツールをいちいち探して使わずに済みます。

あなたがよく使うツールのアイコンは追加しておきましょう。

辞書ツールの活用

あなたが辞書ツールで一番使われるものは珍しい苗字や名前を登録することだと思いますが実は別の使い方ができます。

あなたがよく使うフレーズをそのまま登録すると、かなりの時間が削減できるでしょう。

例えば以下のように登録すれば”よ”と打って変換しただけで”よろしくお願いいたします。”と入力されます。

”ありがとうございます。”や”承ります。”という言葉も”。”丸までしっかりと登録しましょう。

④メールのテンプレート作成

あなたもやっているとは思いますが、あなたなりのテンプレートをいくつか下書き保存して、メールを作成する際にコピペして活用しましょう。

件名まで記入して、下書き保存をする事をおすすめします。

⑤紙での書類整理を削減

紙での書類整理は極力なくしましょう。

発注書、請求書などはパソコンのスキャン機能を活かして、保存して必要な時にまた印刷するようにしましょう。

保存する時に名前に統一性を持たせておけば、パソコンで検索して該当の書類をすぐに見つけることが可能です。

紙の書類を棚から探すよりも、席に着いたまま早く書類を見つけることが可能です。

議事録や自分のメモもパソコンへ保存して、机の上は常にキレイにしておきましょう。

すっきりした気分で仕事をすれば、仕事への意欲も出ます。

⑥どうしても、残業しなければならない場合は、部下と一緒に朝残業をする

朝残業するのと、夜残業するのでは気持ちのストレスが大きく違います。

朝早く残業して、夜は早く帰って、あなたの好きな事をして楽しく過ごしましょう。

仕事後の楽しい事を想像できれば自然と残業を減らすモチベーションになります。

部下との絆は残業削減に繋がる

あなたと部下は円滑にコミニュケーションが取れていますか?

あなたは部下が何が趣味で好きな事なのか知っていますか?

ぜひ、普段から雑談などをしながら、お互いが助け合える空気を作っておきましょう!

部下とのコミニュケーションをうまく取る方法をもっと学びたい方は、以下の記事を参考にしてください♪

まとめ

いかがでしたか?

部下と協力しながら残業を減らすというのは、単純に残業が減ると言うことだけでなく彼らとの間に絆が生まれます。

仕事場で良い絆が築ければ、新しい仕事を彼らとする時にも円滑に物事が進みますし、仕事自体も楽しくなります。

人生は1度きりです。

1日でも楽しいという気持ちで過ごせるように、自分で環境を作って行きましょう!

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